Valstybės tarnybos departamentas primena, kad valstybės ir savivaldybių institucijos bei įstaigos gali naudoti departamento sukurtą Valstybės tarnybos valdymo informacinės sistemos (VATIS) Elektroninės asmens bylos modulį. Šis modulis leidžia sumažinti popierinių dokumentų apimtis, taip pat sutaupyti daug personalo specialistų, valstybės tarnautojų bei darbuotojų laiko.
Kodėl naudingas?
Valstybės tarnautojui ar darbuotojui keičiant darbo vietą, įstaigų personalo tvarkytojams tenka surinkti jų asmens bylų dokumentus, kurie neretai jau ne kartą buvo teikti kitai įstaigai. Šią problemą galima išspręsti naudojant Elektroninės asmens bylos modulį!
Šio modulio privalumai:
Įskaitos lapas – glausta informacija apie asmenį
Tarnautojui ar darbuotojui keičiant pareigas ir registruojant jo duomenis VATARAS, dauguma duomenų išlieka tie patys arba nežymiai pakitę (pavyzdžiui, diplomas). Kad kiekvieną kartą šios informacijos nereiktų suvedinėti iš naujo, įstaigos duomenų tvarkytojui sudaryta galimybė patikrinti jau esamus sistemoje asmens duomenis, jeigu reikia, juos pakoreguoti ir papildyti.
Įdarbinamam žmogui personalo tvarkytojas atspausdina įskaitos lapą su duomenimis. Tarnautojas, perskaito, ką reikia, papildo, nurodo, kurie duomenys pasikeitė, ir pasirašo. Tada personalo tvarkytojas pasikeitusius duomenis įveda į sistemą.
Kiekviena įstaiga įskaitos lapą gali susikonfigūruoti pati, t. y. pasirinkti, kokius duomenis jame atvaizduos. Įskaitos lape gali būti nurodyti ir duomenys, kurie nekaupiami VATARAS, bet yra reikalingi personalo padalinio darbui, pavyzdžiui, šeiminė padėtis, gyvenamosios vietos adresas ir kt. Asmens užpildytas ir pasirašytas įskaitos lapas gali būti saugomas jo asmens byloje.
Galimybė pridėti asmens dokumentus – patogu ir taupo laiką
Didelė pagalba įstaigų personalo tarnyboms – galimybė asmens duomenų kortelėje saugoti tarnautojų ir darbuotojų dokumentų elektronines kopijas.
Visus sistemoje saugomus dokumentus galima rasti ir prie sistemos įrašų (pavyzdžiui, įsakymo skirti priedą kopiją – priedo įrašo kortelėje), ir asmens duomenų kortelėse (pavyzdžiui, santuokos liudijimo kopiją, sertifikatą). Dokumentai pasiekiami patogiai, bet kada, kai prireikia – jų nebereikia ieškoti spintose, popierinėse asmens bylose, juos galima surasti nepakylant iš darbo vietos. Neaktualius dokumentus ar jų kopijas galima archyvuoti, pašalinti iš sistemos.
Taip pat į asmens bylą galima perkelti tuos dokumentus, kuriuos tarnautojas, būdamas pretendentu, įkėlė į Atrankų modulį, bei tuos dokumentus, kuriuos tarnautojas įkėlė į VATIS Savitarnos posistemę ir perdavė įstaigos personalo tvarkytojui (tarnautojas ar darbuotojas per sistemą juos gali perduoti ir pats).
Daugiau nei 70 dokumentų šablonų
Ypač naudinga, kad elektroninėje asmens byloje saugomų duomenų pagrindu galima formuoti personalo dokumentus: įsakymus, potvarkius, nutarimus. Tam sistemoje yra daugiau nei 70 įvairių dokumentų šablonų.
Šablonų tekstus galima keisti, taip pat kiekviena įstaiga pagal sistemoje pateiktuosius gali susikonfigūruoti savo šablonus – šis veiksmas vienkartinis.
Į dokumentų šablonus automatiškai įkeliama tarnautojo ar darbuotojo informacija, esanti VATARAS ir VATIS.
Kai kuriais sistemoje esančiais šablonais gali naudotis ir įstaigų tarnautojai bei darbuotojai. Tai prašymų šablonai: prašymai dėl atostogų, prašymai dėl darbo laiko pakeitimo, prašymai dėl pašalpos skyrimo ir kt. Prašymai formuojami Savitarnos posistemėje, turi būti pasirašomi (el. parašu arba atspausdinami, pasirašomi ir nuskenuoti) ir per sistemą perduodami įstaigos personalo valdymo padaliniui.
Turite pasiūlymų, kaip tobulinti elektroninės bylos modulį? Reikia pagalbos? Rašykite Valstybės tarnybos departamentui info@vtd.lt.
