Planuojant viso valstybės sektoriaus ir konkrečių įstaigų struktūrinius pokyčius, mažinant valstybės tarnautojų ir darbuotojų skaičių, ypač svarbu ne aklai „nukarpyti“ etatus, o atsisakant nebūtinų žmonių išlaikyti kertinius, daugiausiai vertės sukuriančius specialistus. Tokioms situacijoms palengvinti Valstybės tarnybos departamento iniciatyva yra sukurtas specialus įrankis – Pareigybių poreikio įvertinimo metodika.
Išsiaiškinkite, kuriuos darbuotojus svarbiausia išlaikyti
Akivaizdu – kiekvienoje organizacijoje yra darbuotojų, be kurių galima nesunkiai apsieiti arba juos nesudėtinga pakeisti kitais. Tačiau esama ir tokių, kurie ypač svarbūs: turi specifinių, retų kompetencijų, vertingų žinių ar gebėjimų, juos praradus gali ženkliai nukentėti įstaigos veiklos kokybė, jų trūksta darbo rinkoje ir jų suradimas gali ilgai užtrukti. Dažnai įstaigai paskelbus apie reorganizaciją, etatų mažinimą, būtent šie darbuotojai išsilaksto greičiausiai – juos persivilioja kitos įstaigos ar verslas. Tad kiekvienai įstaigai yra būtina žinoti, kurie jos žmonės yra kertiniai ir sunkiausiai pakeičiami. Beje, tai nebūtinai matoma „plika akimi“. Kartais didžiausią vertę kuria ne visiems matomos įstaigos „žvaigždės“, o tyliai dirbančios „pelytės“.
Išsiaiškinti, kas yra kas įstaigoje, kurios pareigybės yra reikalingiausios įstaigai, kurioms būtinas kuo didesnis stabilumas, o kurioms nebaisi personalo kaita, gali padėti vienas iš pareigybių poreikio įvertinimo įrankių – pakeičiamumo planavimas.
Naudodamos šį įrankį įstaigos gali susiskirstyti savo pareigybes į kertines ir nekertines bei įsivertinti jas užimančių žmonių pakeičiamumo lygį. Atsižvelgiant į tai reikia suplanuoti, kaip bus stengiamasi išlaikyti svarbiausius ir sunkiausiai pakeičiamus žmones, kaip bus ieškoma jiems pamaina išorėje, o galbūt ruošiama įstaigos viduje.
Su pakeičiamumo planavimo metodu glaudžiai susijęs dar vienas metodikoje siūlomas įrankis – kompetencijų analizė. Nustačius, kokių įstaigos veiklai reikalingų kompetencijų trūksta dabar ar trūks ateityje, galima ugdyti esamus darbuotojus ar priimti naujus. Neretai gali atsitikti ir taip, kad iš tikrųjų reikalingų kompetencijų įstaigoje yra – tereikia tik tinkamai nustatyti žmonių kompetencijas ir perskirstyti žmones, perdėlioti darbus ir nereikės nei naujų darbuotojų, nei pirkti išorinių paslaugų.
Visgi šį metodą taikyti nėra taip paprasta. Kad jis efektyviai veiktų, įstaiga turi būti įsidiegusi kompetencijų modelį. Valstybės tarnybos departamentas yra sukūręs valstybės tarnybos kompetencijų modelį, tačiau kol kas Seimas nėra priėmęs įstaigas jį įsidiegti įpareigojančių Valstybės tarnybos įstatymo pataisų. Tad šiuo metu kompetencijų modelį savanoriškai naudoja vos keletas Lietuvos įstaigų.
Vaistas nuo funkcijų dubliavimo – atsakomybių analizė
Atsakomybių analizė – tai aiškios atsakomybės už konkrečias veiklas ir jų rezultatus nustatymas ir priskyrimas konkretiems valstybės tarnautojams ar darbuotojams. Taikant šį metodą, pirmiausia apibrėžiami atsakomybių poveikio lygiai, tada veikla suskaidoma į keletą etapų, šie – į konkrečias užduotis, kurioms priskiriama pagrindinė atsakinga pareigybė. Viena užduotis visuomet turi turėti vieną pagrindinę atsakingą pareigybę.
Nuosekliai taikant atsakomybių analizės metodą galima tikėtis aiškiau įstaigoje paskirstyti atsakomybes, sureguliuoti pareigybių skaičių ir padidinti veiklos efektyvumą. Aiškesnė atsakomybė padeda išvengti funkcijų dubliavimo, nepagrįsto išteklių naudojimo ir galiausiai užtikrina labiau pagrįstą ir efektyvesnį įstaigos pareigybių skaičiaus valdymą.
Trikdžiai, kurie gali iškilti taikant šį metodą, paprastai yra susiję su organizacine kultūra: neretoje viešojo administravimo įstaigoje nėra sprendimų priskyrimo kultūros, darbuotojai nenori prisiimti galutinės atsakomybės ir tai yra nulemta funkcijų išskaidymo ir priskyrimo principų neapibrėžtumo, procesinės dokumentacijos netobulumo bei teisinio reguliavimo keliamų apribojimų.
Pareigybių poreikio vertinimo metodika, kurios tikslas – padėti įstaigoms racionaliai pagrįsti bei planuoti pareigybių poreikį, nustatant būtiną pareigybių skaičių bei tarnautojų kvalifikaciją, sukurta remiantis Lietuvos valstybės tarnybos esamos situacijos tyrimu, užsienio šalių (Airijos, Australijos, Jungtinių Amerikos Valstijų ir Austrijos), Lietuvos verslo patirtimi. Ją sudaro keturi pagrindiniai metodai – kompetencijų analizė, atsakomybių analizė, pakeičiamumo planavimas ir darbo laiko kuriamos vertės analizė – kurie gali būti naudojami tiek pavieniui, tiek derinami tarpusavyje.
Šiuo metu metodikoje pasiūlytus pareigybių poreikio įvertinimo metodus yra išbandžiusios kelios įstaigos: Valstybinė maisto ir veterinarijos tarnyba, Nacionalinė mokėjimų agentūra, Energetikos ministerija, Užsienio reikalų ministerijos Užsienio lietuvių departamentas.
