PERSONALO IR DOKUMENTŲ VALDYMO SPECIALISTO

PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

I SKYRIUS

BENDROJI DALIS

1. Kaišiadorių kultūros centro (toliau – Kultūros centras) personalo ir dokumentų valdymo specialisto pareigybė yra priskiriama specialistų grupei.

2. Pareigybės lygis – A2.

3. Profesijos kodas – 242207.

4. Pareigybės paskirtis – užtikrinti sklandų personalo administravimą, su žmogiškaisiais ištekliais susijusių procesų koordinavimą ir organizuoti veiksmingą dokumentų valdymą, vadovaujantis teisės aktais ir Kultūros centro vidaus tvarkos dokumentais.

5. Pavaldumas – šias pareigas einantis darbuotojas yra tiesiogiai pavaldus Kultūros centro direktoriui.

II SKYRIUS

SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

6. Personalo ir dokumentų valdymo specialistas turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:

6.1. turėti ne žemesnį kaip aukštąjį universitetinį išsilavinimą su bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintą išsilavinimą, arba aukštąjį koleginį išsilavinimą su profesinio bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintą išsilavinimą;

6.2. būti gerai susipažinusiam su Lietuvos Respublikos darbo kodeksu, darbo santykių reglamentavimu, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis ir gebėti taikyti teisės aktus praktikoje;

6.3. išmanyti personalo administravimo procesus: darbuotojų priėmimo, atleidimo, darbo sutarčių keitimo, darbo laiko apskaitos, atostogų planavimo ir kitus su žmogiškaisiais ištekliais susijusius procesus;

6.4. mokėti rengti ir administruoti personalo dokumentus, kaupti, sisteminti ir tinkamai juos saugoti laikantis teisės aktų ir įstaigos vidaus tvarkos taisyklių;

6.5. gebėti analizuoti personalo duomenis, rengti suvestines, ataskaitas ir pateikti informaciją Kultūros centro direktoriui;

6.6. mokėti organizuoti dokumentų valdymo procesus: registruoti, sisteminti, kaupti, perduoti saugojimui ar naikinti dokumentus pagal nustatytą tvarką;

6.7. išmanyti įstaigos raštvedybos taisykles, gebėti rengti oficialius dokumentus pagal teisės aktų reikalavimus;

6.8. žinoti įstaigos struktūrą, dokumentų srautų valdymo ypatumus;

6.9. mokėti naudotis dokumentų valdymo sistemomis (pageidautina – „Kontora“);

6.10. mokėti dirbti kompiuteriu (MS Office programomis – Word, Excel, PowerPoint, Outlook), naudotis interneto naršyklėmis ir dokumentų peržiūros programomis (pvz., Acrobat Reader);

6.11. gebėti sklandžiai, taisyklinga valstybine kalba dėstyti mintis žodžiu ir raštu;

6.12. gebėti dirbti savarankiškai ir komandoje, būti atsakingam, kruopščiam, organizuotam, iniciatyviam, komunikabiliam ir kūrybiškam;

6.13. gebėti greitai orientuotis situacijose ir efektyviai spręsti problemas;

6.14. laikytis profesinės etikos, konfidencialumo ir lojalumo principų.

III SKYRIUS

ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

7. Personalo ir dokumentų valdymo specialistas vykdo šias funkcijas:

7.1. Su personalo administravimu susijusios funkcijos:

7.1.1. rengia darbo sutartis, priedus prie darbo sutarčių, pasirašo ir registruoja jas darbo sutarčių registre, užtikrina, kad būtų laikomasi teisės aktų reikalavimų;

7.1.2. rengia įsakymus personalo klausimais (komandiruotes, atostogų suteikimą ir kt.);

7.1.3. organizuoja ir derina darbuotojų atostogų grafikus, planuoja atostogų laikotarpius ir užtikrina jų vykdymą pagal galiojančius teisės aktus ir vidaus taisykles;

7.1.4. pagal kompetenciją rengia pažymas ir kitus su darbuotojais susijusius dokumentus;

7.1.5. tvarko darbuotojų asmens bylas, užtikrina, kad jos atitiktų teisės aktų reikalavimus, garantuoja jų konfidencialumą ir saugojimą pagal nustatytus reikalavimus;

7.1.6. pasirašytinai arba per elektroninę dokumentų valdymo sistemą „Kontora“ supažindina darbuotojus su Kultūros centro vidaus dokumentais, darbo taisyklėmis, reglamentais ir kitais svarbiais organizaciniais pokyčiais;

7.1.7. informuoja darbuotojus apie rengiamus susirinkimus, posėdžius, pasitarimus, užtikrina sklandų informacijos perdavimą apie rengiamus mokymus ir kitus svarbius su darbuotojais susijusius įvykius;

7.1.8. užtikrina darbo laiko apskaitą ir laikosi teisės aktų, reglamentuojančių darbo ir poilsio laiką;

7.1.9. organizuoja darbuotojų atranką pagal Kultūros centro poreikius, bendradarbiauja su komunikacijos specialistu rengiant atrankų skelbimus, koordinuoja atrankų procedūras, kandidatų vertinimą;

7.2.10. pagal kompetenciją vykdo naujų darbuotojų integracijos procesą, organizuoja jų įvedimo procedūras ir užtikrina sklandų prisitaikymą prie darbo aplinkos.

7.2. Su dokumentų valdymu susijusios funkcijos:

7.2.1. organizuoja ir prižiūri Kultūros centro dokumentaciją, užtikrina, kad ji atitiktų Lietuvos Respublikos įstatymus, norminius aktus, vidaus tvarkos taisykles bei Kultūros centro direktoriaus nurodymus;

7.2.2. dirba su elektronine dokumentų valdymo sistema „Kontora“, įskaitant dokumentų kūrimą, redagavimą, pasirašymą ir saugojimą;

7.2.3. registruoja gaunamus ir siunčiamus dokumentus, užtikrina jų tinkamą paskirstymą ir apskaitą;

7.2.4. sudaro ir poreikiui esant keičia Kultūros centro dokumentacijos planą;

7.2.5. formuoja ir sistemina bylas pagal dokumentų rūšis ir temas, užtikrina jų saugumą, laikantis galiojančių teisės aktų reikalavimų;

7.2.6. dirba su Kultūros centro elektroniniu paštu (info@kaisiadoriukc.lt);

7.2.7. ruošia dokumentus tiražuoti dauginimo technika, kopijuoja dokumentus pagal Kultūros centro poreikius;

7.2.8. teikia metodinę pagalbą Kultūros centro darbuotojams veiklos dokumentavimo klausimais;

7.2.9. pateikia Kultūros centro direktoriui pasirašytinus dokumentus, rengia dokumentus pasirašymui pagal nustatytą tvarką ir terminus;

7.2.10. dalvauja komisijų posėdžiuose, užtikrina tinkamą jų dokumentavimą;

7.2.11. užtikrina, kad visi dokumentai būtų tvarkomi ir laikomi pagal nustatytas archyvavimo taisykles ir procedūras;

7.3. Bendrosios funkcijos:

7.3.1. pagal kompetenciją bendradarbiauja su valstybinėmis institucijomis ir įstaigomis įvairiais Kultūros centro veiklos organizavimo klausimais;

7.3.2. atsako į įstaigos lankytojų klausimus, priima ir perduoda informaciją telefonu, el. paštu ar žodžiu, užtikrina sklandų informacijos srautą tiek viduje, tiek išorėje;

7.3.3. vykdo kitus nenuolatinio pobūdžio pavedimus, susijusius su Kultūros centro funkcijomis, pagal poreikį teikia pagalbą kitoms administracinėms funkcijoms.

IV SKYRIUS

ATSAKOMYBĖ

8. Šias pareigas vykdantis darbuotojas atsako už pavestų funkcijų vykdymą.

9. Už netinkamą pareigų atlikimą atsako įstatymų nustatyta tvarka.