Rekomendacijos dėl konkursų į valstybės tarnautojo pareigas egzamino žodžiu eigos fiksavimo

2008 m. balandžio 11 d. įsigaliojo Vyriausybės 2008 m. balandžio 2 d. nutarimu Nr. 300 „Dėl Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. birželio 24 d. nutarimo Nr. 966 „Dėl konkursų į valstybės tarnautojo pareigas organizavimo tvarkos aprašo patvirtinimo“ pakeitimo“ patvirtinti „Konkursų į valstybės tarnautojo pareigas organizavimo tvarkos“ pakeitimai, kurie nustato, kad konkursų į valstybės tarnautojų pareigas egzamino žodžiu eiga turi būti fiksuojama darant skaitmeninį garso įrašą. Pasibaigus konkursui, skaitmeninis garso įrašas turi būti perkeliamas į kompiuterinę laikmeną, pridedamas prie konkurso protokolo ir saugomas konkursą organizavusioje įstaigoje teisės aktų nustatyta tvarka. Visi pretendentai, dalyvavę konkurse į valstybės tarnautojo pareigas, po konkurso rezultatų paskelbimo, turi teisę susipažinti su konkurso protokolu, savo išspręstu testu ir savo egzamino žodžiu dalies skaitmeniniu garso įrašu.    

Siekiant užtikrinti konstitucinę asmens teisę į teisminę gynybą bei asmenų lygiateisiškumo ir skaidrumo principų įgyvendinimą, vykdant konkursus į valstybės tarnautojų pareigas būtina, kad egzamino žodžiu eiga būtų tinkamai įrašoma, įforminama ir išsaugoma.  

Rekomendacijos dėl garso skaitmeninio įrašo darymo egzamino žodžiu metu:
1.       Konkurso komisijos sekretorius tinkamai pastato, įjungia, išjungia garso skaitmeninio įrašymo prietaisą, skaitmeninio garso įrašą perkelia į kompiuterinę laikmeną, surašo garso įrašo protokolą.
2.       Egzamino žodžiu metu vengti triukšmingos aplinkos.
3.       Naudoti aukštos kokybės garso įrašymo prie­taisus, pageidautina su išoriniu mikrofonu. Pravartu būtų naudoti garso skaitmeninio įrašymo įrenginį, leidžiantį prijungti du mikrofonus, kuriuos tinkamai išdėsčius, galima tikėtis geriausių garso įrašo rezultatų.
4.       Garsą įrašyti aukščiausios kokybės formatu, esančiu atitinkamame garso įrašymo prietaise.
5.       Garso skaitmeninio įrašymo prietaisą arba mikrofoną pastatyti ne toliau kaip per 1 metrą nuo konkurso komisijos narių ir pretendento.
6.       Garso skaitmeninio įrašymo prietaiso maitinimui, esant galimybei, naudoti elektros tinklo įtampą.
7.       Jei garso priemonė turi VOR (Voice Operated Recording) ar kitas aktyvavimo balsu funkcijas, jas būtina išjungti.
8.       Prieš pradedant konkurso komisijai uždavinėti klausimus, kiekvienas pretendentas turėtų prisistatyti, pasakydamas vardą ir pavardę.
9.       Kiekvieno pretendento egzaminavimo metu daromas garso skaitmeninis įrašas turėtų būti ištisinis. Jeigu būtina stabdyti garso skaitmeninio įrašymo prietaisą, apie tai privaloma parašyti garso įrašo protokole.
10.    Po egzamino žodžiu garso skaitmeninis įrašas perkeliamas į kompiuterinę laikmeną – vienkartinio įrašymo kompaktinį diską. Rekomenduotina daryti 2 kopijas. Ant laikmenos nenusiplaunančiu rašalu užrašyti pareigybės, į kurią buvo organizuojamas konkursas, pavadinimą, konkurso datą ir failo dydį (baitais).
11.    Perkėlus garso skaitmeninį įrašą į kompiuterinę laikmeną, konkurso komisijos sekretorius surašo garso įrašo protokolą, kuriame pateikiami šie duomenys:
a)       pareigybės, į kurią buvo organizuojamas konkursas, pavadinimas;
b)        konkurso data;
c)        apibūdinama aparatūra, su kuria darytas įrašas (jos tipas, rašymo greitis, koks įrašymo režimas buvo pasirinktas ir t.t.);
d)        įrašo trukmė (sekundžių tikslumu), failo dydis baitais;
e)       jei įrašas buvo stabdomas dėl techninių arba kitų priežasčių konkretaus pretendento egzaminavimo metu, būtina nurodyti, kiek buvo stabdymų ir kokios stabdymo priežastys;
f)        komisijos sekretorius pasirašo po protokolu.

12.    Laikmenos su garso skaitmeniniais įrašais turi būti saugomos nuo mechaninio ir šilumos poveikio, stiprių magnetinių laukų, dulkių ir drėgmės.
13.    Kompiuterinė laikmena, į kurią perkeltas garso skaitmeninis įrašas, pridedama prie konkurso į valstybės tarnautojo pareigas protokolo ir saugoma konkursą į valstybės tarnautojo pareigas organizavusioje įstaigoje Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1997 m.  rugpjūčio 15 d. įsakymu Nr.38 patvirtinta „Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės“ nustatyta tvarka.  

2008 m. birželio 12 d. rekomendaciją parengė Valstybės tarnybos departamento prie VRM Tarnybos sąlygų skyriaus:                                                               

Sutinku:Valstybės tarnybos departamento prie VRM direktorius Osvaldas Šarmavičius  

Rekomendacija buvo derinta su Lietuvos teismo ekspertizės centru